Het vernietigen van archiefstukken gebeurt volgens strikte procedures en voorschriften:

• registreren van alle archiefstukken ter vernietiging tijdens de inregistratie
• bijkomende goedkeuring van de relatie m.b.t. archiefvernietiging
• daadwerkelijke vernietiging
• aflevering van proces-verbaal m.b.t. archiefvernietiging aan de relatie

Tijdens de inregistratie wordt, voor zover aangeleverd, een vernietigingsdatum geregistreerd. Bij het aanbreken van een dergelijke datum geeft de archiefdatabase aan dat bepaalde archiefstukken staan geregistreerd ter vernietiging.

In sommige gevallen kan het zijn dat bepaalde archiefstukken toch nog een langere tijd dienen bewaard te worden. Om die reden en dus voor meerdere zekerheid wordt de relatie nogmaals gecontacteerd en verzocht om schriftelijke goedkeuring alvorens het (gedeeltelijk) archief daadwerkelijk wordt vernietigd.

Na het ontvangen van een schriftelijke goedkeuring van de bevoegde contactpersoon bij de relatie kan er worden overgegaan tot de daadwerkelijke vernietiging.

Tijdens de eigenlijke vernietiging worden de archiefstukken gescand waardoor zij als vernietigd worden geregistreerd in de database. Deze gegevens worden op hun beurt ongelimiteerd bijgehouden zodat een overzichtelijke historiek wordt opgebouwd wanneer bepaalde archiefstukken zijn vernietigd.